Warum für erfolgreiches CRM Wert auf die Datenqualität gelegt werden muss
Warum ist Datenqualität wichtig? Jedes Unternehmen, das dauerhaften Erfolg anstrebt – und dazu gehört wohl jedes – braucht Kunden. Idealerweise solche, die immer wieder die angebotenen Dienstleistungen in Anspruch nehmen oder Produkte kaufen. Damit das passiert, muss eine dauerhafte Geschäftsbeziehung entwickelt werden, mit der Vertrauen und eine persönliche Ebene aufgebaut werden. Mit einer gepflegten und ständig aktuell gehaltenen Datenbank sind die ersten Schritte in diese Richtung bereits gegangen. Hilfreich sind dabei sind Master Data Management Systeme (MDM). Sie können automatisiert doppelte Einträge in der Datenbank finden, eliminieren oder die Datensätze aus mehreren Systemen zusammenführen und Datenqualität analysieren. Zusätzlich können zusätzliche Finanz-kennzahlen erhoben oder von Dritten zugekauft werden. Eine top aktuelle und vollständige Datenbank ermöglicht ein gezieltes Ansprechen der richtigen Personen oder Unternehmen zum richtigen Zeitpunkt und mit dem richtigen Angebot. Die Erfolgsaussichten auf eine erfolgreiche Kontaktaufnahme steigen dadurch um ein Vielfaches. Damit sich der Aufwand lohnt, müssen laufend Datenbereinigungen passieren, denn nichts ist ineffizienter als veraltete Daten. Sind die Daten alt und nicht mehr zu gebrauchen – was schon nach nur einem Jahr der Fall sein kann – werden wertvolle Informationen und das Budget für Direktmarketing einfach verschwendet. Nicht vergessen: bei der Datensammlung und -verarbeitung ist natürlich immer die DSGVO zu beachten!
6 Schritte, um die Datenqualität zu verbessern:
Laufende Kontakterweiterung und -validierung
Die Datenbank muss perfekt recherchierte Kontaktdaten wie Telefonnummern, Email- und Postadressen beinhalten. Dieser Prozess ist nie abgeschlossen, er wiederholt sich ständig.
Duplikate in der Datenbank eliminieren
Doppelte Datensätze schaffen nicht nur Unordnung und Unübersichtlichkeit, sie sorgen bei doppelter Kontaktaufnahme auch beim Kunden für Ärger. Duplikate müssen daher unbedingt beseitigt werden. Außerdem sollten neue Daten direkt bei der Eingabe auf ihre Richtigkeit kontrolliert werden.
Regelmäßige Überprüfung der Daten in der Datenbank
Es kommt häufig zu Änderungen von Adressen oder Telefonnummern, zum Beispiel nach einem Umzug des Kunden. Ein besonderes Augenmerk sollte deshalb darauf gelegt werden, die Daten in der Datenbank laufend zu überprüfen und Datenbereinigungen vorzunehmen.
Kontaktpersonen in der Datenbank bereinigen
Wenn Kunden oder Geschäftspartner verstorben sind, ein Unternehmen nicht mehr existiert oder ein Ansprechpartner den Betrieb verlassen hat, müssen diese Daten gelöscht und im besten Fall direkt mit aktualisierten Daten ersetzt werden.
Firmendaten für Account-Based-Marketing
Wenn in einem Unternehmen mit Account-Based-Marketing gearbeitet wird, ist das Sammeln und Verwalten einer Vielfalt an Firmendaten unerlässlich. Diese beinhalten Informationen über die Firmen, Entscheidungsträger, zukünftige Projekte aber auch von Medienberichten, Postings auf Sozialen Medien, Jahresberichte und vieles mehr. Mit diesen Daten kann eine individuelle Beziehung aufgebaut und erhalten werden.
Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung von Daten
Die DSGVO, die europäische Datenschutzgrundverordnung, gibt vor, welche Daten überhaupt gesammelt und verarbeitet werden dürfen. Diese Regelungen müssen strikt eingehalten werden, ansonsten drohen saftige Strafen.
