Folgen Sie einfach unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Sie am Ende des Artikels auch als übersichtliche Checkliste downloaden können. Wir wünschen Ihnen VIEL ERFOLG!
Schritt 1: Ziel festlegen und Budget planen
Definieren Sie Ihre Ziele und legen Sie fest, was Sie mit dem Brief-Mailing erreichen möchten (z.B. neue Kunden/ Potential gewinnen, Verkaufszahlen steigern, mehr Terminanfragen erhalten etc.). Im Anschluss daran konkretisieren Sie gleich Ihre Zielgruppe(n) und überlegen, wen Sie mit Ihrem Mailing erreichen möchten.
Sind es Neukunden, die in Ihrer Umgebung liegen (50 km Umkreis z.B.), gänzlich neue Branchen oder möchten
Sie auch Ihre Bestandskunden einbinden?
Zudem sollten Sie sich überlegen, WAS Sie anbieten möchten und ob dieses Angebot für diese Zielgruppe tatsächlich attraktiv ist (z.B. Produktrabatt, Einladung zu Messe/Event etc.).
Haben Sie schon an die Kosten gedacht? Wie viel darf Ihr postalisches Mailing kosten? Das Budget sollte sorgfältig geplant sein, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Wie hoch soll die Auflage sein, was soll beigelegt werden? Kalkulieren Sie in dieser Planung unbedingt die Portokosten mit ein. Der Kostenanteil ist nicht zu unterschätzen. Überlegen Sie sich auch, was Ihnen ein qualifizierter Lead wert sein könnte.
Unberücksichtigt bleibt oft der Zeitpunkt des Mailing-Versandes (zu früh, zu spät, unpassend). Berücksichtigen
Sie deshalb Feiertage sowie allgemeine Urlaubszeiten und stellen Sie sicher, dass Mailings, die mit einem bestimmten Ereignis verknüpft sind, rechtzeitig eintreffen.
Und zu guter Letzt: Mit einer im Vorfeld definierten Nachfass-Strategie sind Sie jederzeit gewappnet und
können Nicht-Reagierer eventuell doch noch „abholen“.
Schritt 2: Mailing entwickeln und Brieftext entwerfen
Konkretisieren Sie Ihren „Aufhänger“ und den Hauptnutzen für Ihre Zielgruppe (z.B. Rabatt, Aktion, Einladung etc.) und kreieren Sie eine aufmerksamkeitsstarke Schlagzeile als Überschrift. Mit klaren Botschaften beschreiben Sie Ihr Angebot und bedenken Sie: „In der Kürze liegt die Würze“. Achten Sie auf kürzere Sätze und Abschnitte.
Hilfreich ist es sicher, wenn Sie vorhandene Mustertexte verwenden. Das Netz ist voll damit. Recherchieren Sie, welche Mustertexte am besten zu Ihrem Angebot passen und verwenden Sie diese als Vorlage für Ihr Brief-Mailing.
Legen Sie sich auch gleich alle Anlagen bereit, die Sie mitsenden wollen (Flyer, Produktinfo etc.).
Nutzen Sie das Prinzip der Verknappung und bieten Sie einen Zusatzanreiz an, um die Rücklaufquote zu erhöhen
(z.B. ein Sonderpreis/Rabatt für die ersten 10 Reagierer, gratis Messekarten etc).
Sind die Firmenadressen, die Sie für das Mailing verwenden, von einem Adressverlag wie z.B. HEROLD zugekauft? Dann vergessen Sie nicht die Datenquelle (Ursprungsdateisystem) in einer Fußnote zu erwähnen.
Geben Sie dem Fehlerteufel keine Chance! Lieber öfters Korrektur lesen. Der Brieftext sollte fehlerfrei sein.
Schritt 3: Antwortschein / Response-Element entwickeln
Die goldene Regel im Dialogmarketing lautet: Keine Antwort ohne ein Response-Element!
Entwickeln Sie deshalb einen vordefinierten Antwortschein und berücksichtigen Sie, dass hier alle gewünschten Rücklaufkanäle angegeben sind. Damit stellen Sie sicher, dass der Empfänger bei Interesse mit Ihnen Kontakt aufnimmt.
Ein beigelegtes Response-Element kann auch die Einholung einer Einwilligung (Opt-in) zu Kontaktaufnahmen
über andere Kanäle ermöglichen, wie z.B. für E-Mail Versande oder Telefonanrufe. Um hier rechtlich auf der sicheren Seite zu sein empfiehlt es sich, entweder den Rechtsbeistand einzuschalten oder das Netz nach Informationen zu durchsuchen. Auch die Wirtschaftskammer bietet Infos dazu.
Schritt 4: Adressen selektieren & exportieren
Achten Sie darauf, dass Sie bei Einsatz von Fremdadressen nur auf zuverlässige Datenbanken mit hochwertigen und datenschutzkonformen Firmenadressen zurückgreifen. Prüfen Sie die Anbieter genau. Kaufen Sie diese Adressen von einem Dialogmarketing-Spezialisten (wie z.B. HEROLD) für die einmalige Verwendung, definieren Sie Ihre wesentlichen Selektionskriterien wie z.B. Branche, Region, Ansprechpersonen etc.
Bei HEROLD z.B. können Sie die Adressen und Ansprechpersonen für eine einmalige postalische Aussendung selbst selektieren: MD Online Select. Für MD Online kann aber auch eine Lizenz erworben werden, die Ihnen ermöglicht Adressen mehrmals zu selektieren. Stellen Sie auf jeden Fall sicher, dass Sie die Ansprechpersonen selektieren, die über Ihr Angebot entscheiden können. Abschließend überprüfen Sie einfach noch Ihre Ergebnisse und exportieren Ihre gewünschten Daten im Format Ihrer Wahl. Für die Erstellung eines Serienbriefs verwenden Sie am besten eine Excel-Datei.
Möchten Sie auch noch Ihre unternehmensinternen B2B-Adressen miteinbeziehen, überprüfen Sie die Aktualität der Daten und bereiten Sie diese ebenfalls mailingkonform auf.
Schritt 5: Briefe/Mailing produzieren und versenden
Vor dem eigentlichen Mailing-Versand sollten auf jeden Fall 5-10 Testmailings erstellt werden. Einfach
um zu kontrollieren, ob alles korrekt platziert und ordentlich zu lesen ist. Auch zur Kontrolle der Adressen im Anschriftenfeld: Prüfen Sie den Stand der Adresse bei Verwendung von Fensterkuverts, aber auch bei Verwendung von Etiketten.
Bereiten Sie die Versandkuverts vor und drucken Sie die Antwortscheine aus. Legen Sie sich alles bereit, was bei dem Brief-Mailing sonst noch mitgeschickt werden soll (Folder, Produktinfos etc.).
Legen Sie Folder bei? Dann nicht vergessen: Gewicht und Post-Porto abstimmen! Nutzen Sie die Porto-Beratung der Post (Stichwort „Info.Mail“)!
Last but not least: Frankieren Sie Ihr Brief-Mailing (wenn nicht „Info.Mail“) und liefern Sie es an die Post.
Schritt 6: Mailing nachbearbeiten
Um das Mailing ordentlich nachbearbeiten und evaluieren zu können, ist es hilfreich eine Response-Checkliste anzulegen. Treffen Sie hierfür die erforderlichen Vorbereitungen und stellen Sie auf jeden Fall ausreichende Kapazitäten sicher (Personal, Telefon, E-Mail-Check, Werbematerial etc.).
Fassen Sie vor allem die Reagierer nach – selbstverständlich unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Vorgaben, insbesondere dem TKG, Telekommunikationsgesetz § 107. Planen Sie für die „Nichtreagierer“ einen Nachfass-Brief ein.
Evaluieren Sie die Aktion. Erfassen und analysieren Sie die Rücklaufquote, Anzahl Reagierer, Anzahl Verkäufe, Anzahl Anmeldungen. Überprüfen Sie Retouren zu eigenen Adressen und erfassen Sie diese in Ihrer Kundendatenbank.
